4 Schritte zu Ihrem Datenschutz Budget: Wie schaffen Sie Platz für Ihr Datenschutz Budget!

Tl;dr Was sind die 4 wichtigsten Schritte zur Aufnahme des Datenschutzes in Ihr Unternehmensbudget?

1. Erkennen Sie die Bedeutung des Datenschutzes.
2. Machen Sie sich mit dem aktuellen Datenschutzprozess in Ihrem Unternehmen vertraut.
3. Bewerten Sie die Kosten und den Nutzen der Automatisierung des Datenschutzes
4. und orientieren Sie sich an der Roadmap des Unternehmens.

Wie können Sie bei der Erstellung Ihres Budgets für das kommende Jahr sicherstellen, dass der Datenschutz darin enthalten ist? Indem Sie diese 4 Schritte befolgen, können Sie den Datenschutz zur Gewohnheit machen.

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1. Machen Sie sich der Bedeutung des Datenschutzes bewusst

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO), die im Mai 2018 in Kraft getreten ist, regelt den Datenschutz in der gesamten EU, und sie betrifft auch Ihr Unternehmen. Von Aufbewahrungsfristen bis hin zu Anonymitätsanforderungen deckt die DSGVO eine Vielzahl von Datenschutzthemen ab. Wenn Sie sich eingehender mit den Auswirkungen auf Ihr Unternehmen befassen möchten, lesen Sie unsere Blogbeiträge: Crashkurs 1: Anfragen von Betroffenen, Crashkurs 2: Daten-Mapping und Crashkurs 3: Automatisierung des Datenschutzes.

Neben der rechtlichen Perspektive gewinnt der Datenschutz auch in der Unternehmensführung zunehmend an Bedeutung. In einem Bericht der Harvard Business Review aus dem Jahr 2022 wird festgestellt, dass es drei Hauptkräfte gibt, die die zunehmende Bedeutung des Datenschutzes vorantreiben: staatliche Maßnahmen (wie die DSGVO), das Misstrauen der Verbraucher und der Wettbewerb auf dem Markt. Das Misstrauen der Verbraucher bezieht sich auf den wachsenden Widerstand gegen den "Überwachungskapitalismus" bzw. den Missbrauch personenbezogener Daten. In der Harvard-Studie heißt es, dass Verbraucher, die früher mit ihrem Geld gestimmt haben, jetzt mit dem Daumen abstimmen oder sich dafür entscheiden, Produkte nicht zu verwenden, denen sie nicht vertrauen, dass ihre Daten geschützt werden.

Von der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 bis hin zur aktuellen Welle von Bußgeldern für Datenschutzverstöße, die gegen große Tech-Unternehmen verhängt werden, sind die Ergebnisse eindeutig: Datenschutz ist hier, um zu bleiben.

2. Machen Sie sich mit dem aktuellen Datenschutzprozess in Ihrem Unternehmen vertraut

Bevor Sie ein Budget aufstellen, sollten Sie sich einen Überblick über den aktuellen Stand des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen verschaffen. Wie viele manuelle Prozesse sind beteiligt? Welche Datensilos gibt es zwischen den Abteilungen, und wie werden sie kommuniziert? Wie werden die Aufzeichnungen von Verarbeitungstätigkeiten (Records of Processing Activities, RoPAs) derzeit gehandhabt? Wie lange dauert es derzeit, auf jede Anfrage einer betroffenen Person zu antworten?

Es kann hilfreich sein, Zeit einzuplanen, um mit den relevanten Interessenvertretern zu sprechen - sei es der Marketingleiter, der Datenschutzbeauftragte (DSB) oder jeder andere, der derzeit am Datenschutzprozess beteiligt ist. Wenn Sie sich vor Ort ein Bild davon

machen, wo es Engpässe oder Probleme gibt, können Sie später in diesem Prozess ein Argument für ein höheres Datenschutzbudget finden. Vergessen Sie natürlich nicht, Ihre Ergebnisse zu dokumentieren, um die Kommunikation mit den Beteiligten im weiteren Verlauf des Prozesses zu erleichtern.

3. Abwägung von Kosten und Nutzen der Automatisierung des Datenschutzes

Ja, oft ist der beste Weg eine gute, altmodische Kosten-Nutzen-Analyse. Die Harvard Business School definiert eine Kosten-Nutzen-Analyse als "den Prozess des Vergleichs der prognostizierten oder geschätzten Kosten und Vorteile (oder Möglichkeiten), die mit einer Projektentscheidung verbunden sind, um festzustellen, ob sie aus geschäftlicher Sicht sinnvoll ist." Für den Laien bedeutet dies, dass die alten Kosten der Datenschutzprozesse berechnet und dann mit den Kosten (und Vorteilen) verglichen werden, die entstehen würden, wenn Sie mehr Ressourcen für den Datenschutz bereitstellen oder Ihre Prozesse vollständig modernisieren würden. Dies verdeutlicht hoffentlich die Bedeutung von Schritt 2: Wenn Sie die aktuellen Datenschutzprozesse in Ihrem Unternehmen genau kennen, können Sie eine solche Kosten-Nutzen-Analyse schnell und präzise durchführen.

Sobald Sie Ihre eigene Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt haben, können Sie die Ergebnisse in einer übersichtlichen Folie oder Matrix zusammenfassen. Eindeutig kommunizierbare und aussagekräftige Ergebnisse werden entscheidend sein, um die wichtigsten Interessengruppen und Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen davon zu überzeugen, Ihren Budgetempfehlungen zuzustimmen.

Tipp: Wenn Sie Schwierigkeiten mit einer Kosten-Nutzen-Analyse haben oder einfach eine zweite Meinung einholen möchten, wenden Sie sich an Kertos unter hello@kertos.io. Unser maßgeschneiderter Kostenrechner hilft Ihnen, die aktuellen Kostenquellen innerhalb Ihrer Datenschutzprozesse zu identifizieren und die potenziellen Vorteile eines Wechsels zu einem Datenschutz-Automatisierungsdienst wie Kertos zu ermitteln.

4. Orientieren Sie sich an der Unternehmens-Roadmap

Sie haben die Schritte durchlaufen - Sie haben sich über die Bedeutung des Datenschutzes informiert, sich eingehend mit den unternehmensspezifischen Prozessen befasst und sogar eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt, aus der die erheblichen Vorteile einer Automatisierung Ihrer Datenschutzprozesse hervorgehen. Was ist noch zu tun?

Der letzte Schritt ist oft der wichtigste, und in diesem Fall trifft das sicherlich zu. Um sicherzustellen, dass Ihr vorgeschlagenes Datenschutzbudget mit den Unternehmenszielen übereinstimmt, ist es hilfreich, sich zurückzulehnen und das Gesamtbild zu betrachten. Erwarten Sie im kommenden Jahr einen Zustrom von Neukunden? Dann ist es vielleicht sogar noch wichtiger, Ihre Datenschutzprozesse zu automatisieren, um Datenschutzkonform zu bleiben und das Vertrauen der Verbraucher zu erhalten.

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