L'essentiel en un coup d'œil
- KAIA est votre agent de conformité IA. Intégrée directement à Kertos, elle intervient au cœur de vos tâches quotidiennes au lieu de fonctionner comme un simple chatbot séparé.
- KAIA joue deux rôles : D'une part, elle effectue le premier travail de routine. D'autre part, elle répond à vos questions de conformité comme si elle était votre experte dédiée en sécurité de l'information ou en protection des données.
- L'humain garde le dernier mot. Rien de ce que KAIA rédige ou complète n'est enregistré comme définitif sans avoir été préalablement vérifié par un humain. Dans les forfaits Kertos incluant un accompagnement par un expert, cette personne peut se charger de la validation.
- KAIA travaille avec vos propres données: votre registre des traitements, vos prestataires, le statut de vos contrôles, vos politiques. C'est toute la différence entre KAIA et un outil d'IA généraliste qui n'a jamais eu accès à votre configuration.
- KAIA est une solution européenne: vos données sont hébergées dans l'UE, soumises au droit européen de la protection des données et ne sont jamais utilisées pour entraîner les modèles sous-jacents.
La majeure partie du travail de conformité est moins spectaculaire qu'on ne le pense
L'essentiel du travail de conformité est moins dramatique qu'il n'y paraît. Il s'agit surtout de reporter les mêmes faits concernant votre entreprise dans un énième formulaire : où vos données sont hébergées, quels prestataires y ont accès, ce que dit votre politique d'accès, combien de temps vous conservez les données et pourquoi. Vous avez déjà consigné ces réponses il y a des mois. Aujourd'hui, vous les réécrivez à la main parce que les informations sont éparpillées à cinq endroits différents qui ne communiquent pas entre eux.
À cela s'ajoute une habitude souvent négligée. Dès qu'une question soulève une incertitude, elle est systématiquement transmise à une personne qualifiée, quelle que soit sa complexité. Si cela se justifie pour des décisions stratégiques, c'est une méthode lente et coûteuse pour des tâches routinières. Résultat : les experts perdent leurs journées à chercher des informations au lieu de se consacrer aux problèmes qui nécessitent réellement leur expertise.
KAIA est conçue pour vous décharger de ces deux aspects : le travail manuel répétitif et les questions quotidiennes que vous devriez autrement escalader.
Ce qu'est réellement KAIA
KAIA, votre agent de conformité IA, est l'équivalent d'un expert en sécurité de l'information et en protection des données intégré directement dans Kertos. Il ne s'agit pas d'un chatbot générique que vous devez ouvrir dans une fenêtre séparée et auquel vous devez penser. KAIA vit au sein de la plateforme où se déroule déjà votre travail de conformité et assume deux rôles.
Lorsqu'une tâche doit être effectuée, KAIA s'occupe du premier jet. Elle remplit ce qu'elle connaît déjà, rédige ce qui doit l'être et vérifie ce qui doit être contrôlé. Et si vous avez une question, vous pouvez la poser et obtenir immédiatement une réponse claire, directement là où vous travaillez, basée sur votre propre configuration plutôt que sur un résultat de recherche générique.
KAIA fait le travail
Voici à quoi ressemble une semaine de travail normale avec KAIA.
Remplir ce qui est déjà connu
Lorsque vous ajoutez un nouveau prestataire à vos dossiers, un petit interrogatoire s'ensuit généralement. Où est-il situé ? Que traite-t-il ? KAIA remplit les parties qu'elle peut déjà identifier concernant cet outil, vous permettant ainsi de corriger et de confirmer au lieu de faire des recherches à partir de zéro. Il en va de même pour votre registre des activités de traitement, où KAIA suggère la base juridique, la finalité et la durée de conservation pour une activité. La décision finale concernant l'entrée vous appartient. Vous ne commencez simplement pas chaque fois avec une page blanche.
L'idée n'est pas que KAIA ait toujours raison. L'idée est qu'un bon premier jet est bien plus rapide à corriger qu'une page blanche à rédiger, et que les tâches fastidieuses et répétitives ne grignotent plus votre après-midi.
Rédiger une première version plutôt que de fixer une page blanche
Rédiger une politique ou un document de support à partir de rien est la tâche que tout le monde remet à plus tard. KAIA rédige une première version que vous pouvez modifier, basée sur votre configuration réelle plutôt que sur un modèle générique que vous devriez décortiquer ligne par ligne. Vous la lisez, modifiez ce qui ne convient pas et gardez ce qui convient. Le point de départ est un brouillon, pas un curseur qui clignote.
Cela change la perception du travail. Un document vide incite à la procrastination. Un brouillon correct à 80 % invite à une révision rapide et ciblée, et le document est terminé aujourd'hui plutôt que le mois prochain.
Vérifier vos preuves
Une erreur courante et silencieuse consiste à marquer quelque chose comme terminé alors que le contenu est vide, obsolète ou ne démontre pas réellement ce que l'exigence demande. KAIA examine ce que vous avez téléchargé et vous indique si cela justifie réellement le contrôle avant qu'un auditeur ne signale que ce n'est pas le cas. Vous identifiez la lacune pendant qu'il est encore temps de la combler, et non la semaine précédant un audit.
Répondre aux questionnaires de sécurité
Lorsqu'un client vous envoie un questionnaire de sécurité avant la signature, KAIA rédige les réponses à partir de vos données en temps réel : vos entrées, vos prestataires, le statut de vos contrôles et vos politiques. Elle peut les restituer sous forme de rapport ou les intégrer directement dans le fichier que vous avez reçu. Cela seul peut transformer une semaine de copier-coller en une après-midi de vérification. La manière dont les questionnaires de sécurité sont automatisés est une autre histoire.
Posez vos questions à KAIA comme vous le feriez à un expert
Lorsqu'une question de conformité se pose, le réflexe est généralement de la transmettre à quelqu'un ayant le bagage approprié, que la question soit vraiment complexe ou qu'il s'agisse d'un détail que vous pourriez résoudre vous-même. Pour les décisions difficiles, c'est tout à fait justifié. Pour les questions quotidiennes, cela mobilise une expertise réelle pour des recherches de routine, ce qui n'est pas l'usage le plus précieux de cette expertise.
KAIA est conçue pour ce niveau quotidien. Vous lui posez les questions que vous transmettriez normalement à un expert en sécurité de l'information ou en protection des données, et elle répond dans le contexte, en s'appuyant sur votre propre configuration ISO 27001 et RGPD plutôt que sur un résultat de recherche générique. Pour la grande majorité des questions courantes, vous obtenez immédiatement une réponse claire et pouvez poursuivre votre travail.
Il ne s'agit pas de remplacer vos experts. Les décisions complexes à fort enjeu restent entre les mains d'un humain, et avec un expert Kertos dédié dans votre forfait, cette personne remplit exactement ce rôle. Il s'agit de concentrer le temps de vos experts sur les décisions discrétionnaires qui en ont réellement besoin, plutôt que sur des recherches de routine qu'un outil peut effectuer. C'est la frontière entre le support client et un véritable service. Un expert doit vous conseiller, et non être le seul point de contact pour obtenir des réponses.
L'humain garde le contrôle
C'est la partie la plus importante. Rien de ce que KAIA rédige ou remplit n'est enregistré comme définitif avant qu'un humain ne l'ait vérifié et validé. KAIA fait le travail. Le résultat vous appartient.
C'est précisément ce design qui rend KAIA utile pour les tâches routinières à fort enjeu, et pas seulement pour les tâches triviales. Les entrées de conformité ne sont pas le lieu pour des suppositions audacieuses que personne ne vérifie. Comme un humain valide chaque entrée avant qu'elle ne soit enregistrée, le résultat reste conforme aux exigences d'audit au lieu de devenir un fardeau, et vous disposez à tout moment d'une preuve claire de qui a décidé quoi. Avec un expert Kertos dédié, cette personne chargée de la vérification peut être un professionnel certifié, vous offrant ainsi la même sécurité que celle que vous attendez de tout conseil influençant une décision réelle.
Pourquoi ce n'est pas la même chose que de poser des questions à un outil d'IA généraliste
Une question légitime est de savoir pourquoi tout cela serait préférable au simple fait de soumettre votre travail à un outil d'IA généraliste. La différence réside dans la base sur laquelle s'appuie KAIA.
Un outil généraliste ne connaît pas votre entreprise. Il n'a jamais vu vos contrôles, votre liste de prestataires ou vos entrées, et produit donc un texte qui semble plausible, mais que vous devez ensuite vérifier ligne par ligne pour en confirmer l'exactitude, ce qui représente à nouveau la majeure partie du travail. Il ne garde pas non plus de trace de ce qui a été répondu et pourquoi, ce qui rend le tout non conforme aux exigences d'audit.
KAIA fonctionne à l'inverse. Elle répond à partir de vos données de conformité réelles et actuelles, travaille sur la vision globale combinée du RGPD et de l'ISO 27001 que Kertos met déjà à votre disposition, et vit dans un système qui tient un journal d'audit. KAIA est par ailleurs une solution européenne : conçue et hébergée dans l'UE, selon le droit européen, plutôt que sur une infrastructure dont vous ne pouvez pas vérifier le fonctionnement.
Pourquoi cela compte maintenant
Autrefois, la conformité était un effort ponctuel annuel. Aujourd'hui, elle devient une exigence permanente qui croît avec chaque cadre que vous ajoutez, chaque client important que vous gagnez et chaque questionnaire supplémentaire que vous recevez. De plus en plus de vos clients gèrent désormais leurs propres programmes de conformité, et un nombre croissant d'entre eux vous demanderont de prouver le vôtre. La version manuelle de ce travail n'est pas évolutive, et les personnes qui s'en chargent sont souvent des généralistes issus des opérations ou de l'ingénierie, à qui cette tâche a été confiée en plus de tout le reste.
KAIA fait la différence entre un travail qui encombre l'agenda de quelqu'un et un travail qui s'effectue silencieusement en arrière-plan, avec une personne qui valide le résultat final. Plus une entreprise persiste dans la méthode manuelle, plus l'écart se creuse avec les équipes qui ont cessé de le faire manuellement.
Comment KAIA s'intègre dans Kertos
KAIA n'est pas une application autonome. C'est une couche d'intelligence intégrée à Kertos, une plateforme de conformité qui associe des experts certifiés travaillant aux côtés de votre équipe. La plateforme centralise vos entrées, contrôles, politiques et preuves. KAIA s'appuie sur ces éléments, effectue le premier passage et répond à vos questions. Vos experts prennent les décisions qui nécessitent du discernement. Le résultat doit ressembler moins à un logiciel que vous manipulez, et plus à un programme qui fonctionne en grande partie tout seul, avec des humains aux endroits stratégiques.
Questions fréquentes
KAIA est-elle juste un chatbot comme ChatGPT ?
Non. Vous pouvez poser des questions à KAIA, mais sa mission principale est d'accomplir des tâches : remplir des entrées, rédiger des documents, vérifier des preuves et répondre aux questionnaires envoyés par vos clients. Elle travaille avec vos propres données de conformité dans Kertos, et non avec l'Internet ouvert.
KAIA remplace-t-elle notre expert en conformité ou notre DPO ?
Non, et ce n'est pas l'objectif. KAIA prend en charge le niveau routinier et quotidien des questions et des tâches, afin que vos experts soient libres pour les décisions complexes à fort enjeu qui nécessitent réellement une intervention humaine. Dans les forfaits incluant un expert Kertos dédié, cette personne peut en outre vérifier les résultats produits par KAIA.
Pouvons-nous faire confiance à ce que produit KAIA ?
Vous n'avez pas à lui faire confiance aveuglément, et c'est précisément là tout l'intérêt. Rien de ce que KAIA rédige ou remplit n'est enregistré comme définitif avant qu'un humain ne l'ait vérifié et validé, de sorte qu'un humain est toujours responsable du résultat.
Quelles données KAIA utilise-t-elle pour les réponses ?
Les vôtres. Elle puise dans les entrées, les prestataires, le statut des contrôles et les politiques que vous gérez déjà dans Kertos, c'est pourquoi ses réponses reflètent votre configuration réelle et non un modèle générique.
Nos données sont-elles sécurisées et sont-elles utilisées pour entraîner l'IA ?
Oui, vos données sont sécurisées et non, elles ne sont pas utilisées pour entraîner l'IA. KAIA est une solution européenne. Vos données sont hébergées dans l'UE, soumises au droit européen de la protection des données et ne sont jamais utilisées pour entraîner les modèles sous-jacents.
Doit-on être expert en conformité pour l'utiliser ?
Non. KAIA est conçue pour les généralistes qui, en fin de compte, portent souvent la responsabilité de la conformité. Elle explique les choses simplement, rédige les parties les plus complexes à initier et vous laisse, à vous ou à votre expert, le soin de prendre la décision finale.
