Vom Start-up zum Unternehmen: Skalierung der Compliance durch Automatisierung
Als Gründer eines schnell wachsenden europäischen Fintech-Start-ups stehst du vor einem Problem. Nach der Sicherung der Serie-B-Finanzierung und der Erweiterung von 30 auf 120 Mitarbeiter in nur acht Monaten ist das einst überschaubare Compliance-Programm zu einem Engpass geworden. Die Tabellenkalkulationen und freigegebenen Laufwerke, die für das kleine Team funktioniert haben, können das wachsende Unternehmen nicht mehr unterstützen. Noch besorgniserregender ist, dass die bevorstehende Expansion in neue europäische Märkte die Einhaltung zusätzlicher regulatorischer Rahmenbedingungen erfordert – eine Aussicht, die dein schlankes Sicherheitsteam zu überfordern droht.
Dieses Szenario spielt sich in der europäischen Technologielandschaft regelmäßig ab. Wenn Start-ups wachsen, entwickeln sich ihre Compliance-Anforderungen dramatisch. Unternehmen in der Frühphase implementieren oft einfache, manuelle Ansätze, die für die anfänglichen Anforderungen ausreichen. Aber wenn sie skalieren – Mitarbeiter einstellen, neue Märkte erschließen und größere Kunden bedienen –, werden diese manuellen Ansätze nicht mehr tragbar.
Untersuchungen des Europäischen Investitionsfonds zeigen, dass diese Herausforderung die meisten schnell wachsenden Unternehmen betrifft. Während nur 37 % der Start-ups in der Frühphase Compliance als bedeutende operative Herausforderung nennen, steigt dieser Anteil bei Scale-ups mit mehr als 50 Mitarbeitern auf 78 % [1]. Dieser dramatische Anstieg spiegelt sowohl die wachsenden Compliance-Anforderungen als auch die Grenzen manueller Ansätze in wachsenden Unternehmen wider.
Die Herausforderung der Compliance-Skalierung
Die Herausforderungen bei der Skalierung der Compliance haben nicht nur eine Ursache, sondern häufen sich mit dem Wachstum deines Unternehmens in verschiedenen Bereichen. Wenn du diese Herausforderungen verstehst, kannst du sie antizipieren und angehen, bevor sie zu operativen Engpässen werden.
Erweiterte Rahmenanforderungen
Unternehmen in der Frühphase konzentrieren sich in der Regel auf ein einziges Compliance-Framework – häufig ISO 27001 für europäische Start-ups oder SOC 2 für Unternehmen mit US-Ambitionen. Dieser begrenzte Umfang ermöglicht eine manuelle Verwaltung mithilfe von Tabellenkalkulationen und einfacher Dokumentation.
Mit dem Wachstum deines Unternehmens steigen auch die Anforderungen an dein Framework. Eine Expansion in Europa erfordert möglicherweise die Einhaltung der DSGVO. Kunden aus dem Finanzdienstleistungsbereich verlangen möglicherweise die Einhaltung von PCI DSS. Kunden aus dem Gesundheitswesen benötigen spezifische Datenschutzmaßnahmen. Im öffentlichen Sektor kann die Einhaltung von NIS2 erforderlich sein.
Laut dem European Scale-up Monitor von Deloitte (https://www2.deloitte.com/global/en/pages/risk/topics/cyber-risk.html) verwaltet ein durchschnittliches Unternehmen der Serie B 3,7 Compliance-Rahmenwerke, verglichen mit nur 1,2 bei Start-ups in der Gründungsphase [2]. Jedes zusätzliche Rahmenwerk schafft nicht nur mehr Anforderungen, sondern auch komplexe Überschneidungen und potenziell widersprüchliche Interpretationen.
Wachsende organisatorische Komplexität
Mit der Größe deines Unternehmens wird die Compliance immer komplexer. Start-ups in der Frühphase profitieren von kleinen Teams mit klarer Kommunikation und direkter Aufsicht. Wenn dein Unternehmen wächst, kommen Abteilungen, spezialisierte Rollen und Managementebenen hinzu, und oft werden die Abläufe auf mehrere Standorte verteilt.
Diese organisatorische Komplexität führt zu folgenden Herausforderungen für die Compliance:
• Mehr Stakeholder, die an Compliance-Aktivitäten beteiligt sind
• Komplexere Zugriffsverwaltung und Berechtigungsstrukturen
• Verteilte Verantwortung für die Umsetzung von Kontrollen
• Kommunikationsbarrieren zwischen technischen und kaufmännischen Teams
Untersuchungen von KPMG zeigen, dass Unternehmen bei etwa 80 bis 100 Mitarbeitern einen „Wendepunkt der Compliance-Komplexität“ erreichen, an dem manuelle Kontrollen nicht mehr ausreichen, um einheitliche Sicherheitspraktiken zu gewährleisten [3].
Steigende Anforderungen an den Nachweis
Wachsende Unternehmen sehen sich nicht nur mit mehr Compliance-Anforderungen konfrontiert, sondern auch mit intensiveren Anforderungen an die Nachweiserbringung. Unternehmen in der Frühphase mit minimaler Kundenbindung benötigen möglicherweise nur grundlegende Nachweise für ihre Compliance-Behauptungen. Wenn du größere Kunden gewinnst und in regulierte Märkte eintrittst, steigt der Nachweisdruck dramatisch an.
Unternehmenskunden verlangen in der Regel eine umfassende Dokumentation der Sicherheitskontrollen und fordern bei der Beschaffung häufig frameworkspezifische Nachweispakete. Im öffentlichen Sektor sind umfangreiche Dokumentationen erforderlich, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nachzuweisen. Bei der Due Diligence von Risikokapitalgebern werden in späteren Finanzierungsrunden zunehmend Sicherheits- und Compliance-Prüfungen durchgeführt.
Dieser steigende Nachweisdruck überfordert manuelle Ansätze schnell. Das Ponemon Institute hat herausgefunden, dass Unternehmen, die manuelle Compliance-Methoden verwenden, bei der Skalierung von der Frühphase zur Wachstumsphase einen Anstieg des Zeitaufwands für die Nachweiserfassung um 340 % verzeichnen [4].
Die Notwendigkeit der Automatisierung
Mit zunehmenden Compliance-Herausforderungen stehst du vor einer wichtigen Entscheidung: Du kannst weiterhin mit zunehmend ineffizienten manuellen Prozessen arbeiten, deutlich mehr Compliance-Mitarbeiter einstellen oder deine Compliance-Prozesse automatisieren, um sie zu skalieren. Für die meisten wachstumsorientierten Unternehmen ist die Automatisierung der sinnvollste Weg in die Zukunft.
Wann sollte der Übergang von manuellen Prozessen erfolgen?
Der richtige Zeitpunkt für die Implementierung einer Compliance-Automatisierung kann schwierig zu bestimmen sein. Wenn du zu früh investierst, verschwendest du Ressourcen für unnötige Infrastruktur. Wenn du zu lange wartest, können Compliance-Engpässe Wachstumschancen behindern.
Eine Studie des ScaleUp Institute hat mehrere Indikatoren identifiziert, die auf die Notwendigkeit einer Compliance-Automatisierung hinweisen:
• Verwaltung von mehr als zwei Compliance-Frameworks gleichzeitig
• Teamgröße von mehr als 50 Mitarbeitern
• Tätigkeit in mehreren Rechtsräumen
• Akquise von Unternehmenskunden mit strengen Sicherheitsanforderungen
• Vorbereitung auf die Serie-B-Finanzierungsrunde oder spätere Finanzierungsrunden
Unternehmen, die drei oder mehr dieser Merkmale aufweisen, profitieren in der Regel von sofortigen Investitionen in die Automatisierung [5].
Automatisierungsfähigkeiten aufbauen oder kaufen
Wachsende Unternehmen diskutieren oft, ob sie maßgeschneiderte Compliance-Tools entwickeln oder etablierte Plattformen kaufen sollen. Während die Entwicklung theoretische Vorteile in Bezug auf die Anpassung bietet, spricht die Marktforschung für die meisten Unternehmen eindeutig für den Kauf.
Eine Analyse von McKinsey (https://www.mckinsey.com/capabilities/risk-and-resilience/our-insights) zu Technologie-Scale-ups ergab, dass Unternehmen, die maßgeschneiderte Compliance-Tools entwickeln, 3,4-mal mehr für die anfängliche Entwicklung und 5,7-mal mehr für die laufende Wartung ausgeben als Unternehmen, die kommerzielle Lösungen implementieren [6]. Noch besorgniserregender ist, dass 68 % der maßgeschneiderten Compliance-Projekte die erwartete Funktionalität nicht innerhalb des ursprünglichen Zeitrahmens liefern konnten.
Diese Ergebnisse stehen im Einklang mit den allgemeinen Technologieinvestitionsmustern wachsender Unternehmen. Wie Forrester Research feststellt, „konzentrieren wachstumsstarke Unternehmen ihre technischen Ressourcen auf die Differenzierung ihrer Kernprodukte und nutzen etablierte Plattformen für operative Funktionen wie Compliance“ [7].
Wichtige Automatisierungsfunktionen für Wachstumsphasen
Die effektivsten Implementierungen zur Automatisierung der Compliance stimmen die Funktionen auf den Reifegrad des Unternehmens ab. Anstatt alle möglichen Automatisierungsfunktionen sofort zu implementieren, priorisieren erfolgreiche Unternehmen Funktionen, die ihre dringendsten Skalierungsherausforderungen lösen.
Frühe Wachstumsphase (25–75 Mitarbeiter)
In dieser Phase verwaltest du in der Regel 1–2 Frameworks und bereitest dich auf zusätzliche Anforderungen vor. Zu den wichtigsten Automatisierungsprioritäten gehören:
• Zentralisierte Richtlinienverwaltung – Einrichtung einer einzigen Quelle für Sicherheitsrichtlinien, die an mehrere Frameworks angepasst werden kann
• Grundlegendes Repository für Nachweise – Schaffung einer strukturierten Ablage für Compliance-Dokumentation mit geeigneter Versionskontrolle
• Kontrollzuordnung – Implementierung einer ersten Zuordnung zwischen sich überschneidenden Framework-Anforderungen, um Doppelarbeit zu reduzieren
Bain & Company berichtet, dass die Implementierung dieser grundlegenden Funktionen den Aufwand für die Compliance-Pflege in Unternehmen in der frühen Wachstumsphase um etwa 45 % reduziert [8].
Mittlere Wachstumsphase (75–200 Mitarbeiter)
In dieser Phase verwaltest du in der Regel 3–4 Frameworks und expandierst gleichzeitig in neue Märkte. Die Prioritäten im Bereich Automatisierung entwickeln sich weiter und umfassen nun:
• Automatisierte Nachweiserfassung – Implementierung von Konnektoren zur automatischen Erfassung von Nachweisen aus wichtigen Systemen
• Kontinuierliche Compliance-Überwachung – Schaffung von Echtzeit-Transparenz hinsichtlich der Wirksamkeit von Kontrollen
• Aufgabenmanagement für Stakeholder – Erstellung von Workflows zur Koordinierung von Compliance-Aktivitäten in wachsenden Teams
Die Europäische Investitionsbank hat festgestellt, dass mittelständische Unternehmen, die diese Funktionen implementiert haben, ihren Compliance-Aufwand pro Framework im Vergleich zu manuellen Ansätzen um 67 % reduzieren konnten [9].
Scale-Up-Phase (200+ Mitarbeiter)
Unternehmen in dieser Phase verwalten in der Regel 5+ Frameworks in mehreren Rechtsräumen. Deine Automatisierungsprioritäten sollten sich auf Integration und Governance konzentrieren:
• Erweiterte rahmenübergreifende Zuordnung – Implementierung komplexer Kontrollbeziehungen über mehrere Rahmenwerke hinweg
• Integration von Compliance-APIs – Verbindung von Compliance-Plattformen mit umfassenderen Sicherheits- und Geschäftssystemen
• Maßgeschneiderte Risikobewertung – Entwicklung organisationsspezifischer Risikomodelle, die auf die Compliance-Anforderungen abgestimmt sind
Laut einer Studie der ENISA erzielten Scale-up-Unternehmen, die diese erweiterten Funktionen implementierten, eine um 83 % höhere Compliance-Effizienz als Unternehmen, die nur grundlegende Automatisierung einsetzten [10].